De la première connexion à la première commande envoyée à un fournisseur

Ce guide vous accompagne de la création de votre compte mayo jusqu'à l'envoi de votre première commande à un fournisseur. Suivez les étapes dans l'ordre : chacune prépare les données nécessaires à la suivante (une commande a besoin d'un fournisseur et d'au moins un produit associé à ce fournisseur).

1. Créez votre compte

Allez sur mayoeasyorder.com/signup. Le formulaire d'inscription comporte cinq étapes :

1. Email et vérification — saisissez votre email professionnel, appuyez sur Envoyer le code de vérification, saisissez le code à 6 chiffres reçu (vérifiez aussi vos spams) et appuyez sur Vérifier le code. Le message « Email vérifié. » s'affiche.
2. Mot de passe — définissez un mot de passe d'au moins 8 caractères avec une lettre et un chiffre, ainsi que sa confirmation.
3. Informations sur l'entreprise — pays, raison sociale et identifiant fiscal (pour l'Italie, numéro de TVA ou, si différent, code fiscal), adresse du siège social, email professionnel et téléphone.
4. Premier point de vente — le nom de votre établissement (par ex. « Chez Michel centre-ville ») : c'est le site opérationnel où vous travaillerez. Vous pourrez en ajouter d'autres plus tard depuis les paramètres.
5. Plan et confirmation — le plan Free est déjà sélectionné et ne nécessite pas de carte bancaire ; il couvre 1 fournisseur, 4 commandes par mois et aucun utilisateur membre du personnel, ce qui suffit pour ce guide. Acceptez les deux consentements obligatoires et appuyez sur Créer mon compte.

Résultat attendu : vous restez sur /signup, sur un écran de résultat avec le message « Bienvenue sur mayo » et la liste « Les premiers pas » (le compte de votre entreprise est prêt, mais vous n'êtes pas encore authentifié). Appuyez sur le bouton « Entrer dans l'application », qui mène à /login : connectez-vous avec l'email et le mot de passe que vous venez de créer pour accéder au tableau de bord de mayo.

2. Créez votre premier fournisseur

Une commande est toujours envoyée à un fournisseur configuré. Allez à la section Fournisseurs depuis la navigation principale et appuyez sur Nouveau. L'assistant « Nouveau fournisseur » comporte cinq étapes :

1. Informations générales — nom du fournisseur (tel qu'il apparaîtra dans les commandes et les check-in), adresse et catégorie : obligatoire. Le champ affiche l'indication « Sélectionner une catégorie ». Sur un compte tout neuf, sans catégorie déjà créée, le bouton « Créer la première catégorie » apparaît à côté du champ, avec l'erreur « Aucune catégorie fournisseur n'existe encore : créez-en une pour continuer. » : appuyez sur le bouton, saisissez un Nom de la catégorie et appuyez sur Créer la catégorie ; ce n'est qu'à ce moment que Suivant · Budget s'active. Si le catalogue contient déjà au moins une catégorie mais que vous n'en sélectionnez aucune, l'erreur affichée est alors « Sélectionnez une catégorie pour ce fournisseur. »
2. Budget & approbation — facultatif : laissez vides les champs de budget hebdomadaire et mensuel (il n'y a pas de case « Aucune limite » à cocher : il suffit de ne pas les remplir) ainsi que les sélecteurs de jours (lun…dim) et de fréquence (par ex. « Quotidienne ») liés aux règles d'approbation, pour avancer plus vite.
3. Contacts — appuyez sur « + Ajouter un e-mail », saisissez l'adresse et confirmez : le premier email ajouté reçoit automatiquement le badge PRINCIPAL (il n'y a pas d'étoile à cocher). Sur la même étape se trouve le bloc « Méthode d'envoi principale », avec deux interrupteurs — Email — Envoi automatique avec PDF en pièce jointe et WhatsApp — Ouvre WhatsApp avec le message prêt — qui déterminent le canal utilisé pour envoyer les commandes à ce fournisseur : sélectionnez Email. Sans canal d'envoi configuré, vous ne pourrez pas envoyer la commande par la suite : l'interface le signale explicitement avec « Aucun canal d'envoi configuré pour ce fournisseur dans ce point de vente ».
4. Responsables — facultatif : vous pouvez laisser ce champ vide (la commande restera visible pour tous les membres du point de vente).
5. Récapitulatif — vérifiez le résumé et appuyez sur Enregistrer le fournisseur.

Résultat attendu : appuyez sur Enregistrer le fournisseur : le message « Fournisseur créé avec succès » s'affiche et vous atterrissez sur la liste Paramètres → Fournisseurs (/settings/suppliers, pas /suppliers), où apparaît la ligne du nouveau fournisseur avec la catégorie choisie et le statut ACTIF.

3. Créez un produit associé au fournisseur

Un produit doit être associé à un fournisseur avec un prix avant de pouvoir apparaître dans une commande. Allez à la section Produits et appuyez sur Nouveau produit. L'assistant comporte deux étapes :

1. Informations générales — nom du produit (par ex. « Tomates San Marzano DOP »), catégorie et unité de mesure : tous obligatoires ; l'unité de mesure se choisit depuis le panneau « Choisir l'unité ». Confirmez avec Suivant · Prix et unité/Fournisseur.
2. Fournisseur et prix — appuyez sur + Ajouter un fournisseur et choisissez le fournisseur créé à l'étape précédente : le premier fournisseur associé reçoit automatiquement le badge PRINCIPAL, inutile de le définir manuellement. Saisissez le prix (à l'unité ou au conditionnement, avec le nombre de pièces par conditionnement si vous choisissez cette option).

Confirmez avec Créer le produit sur l'écran de récapitulatif (Confirmer et enregistrer).

Résultat attendu : le produit apparaît dans la Liste de produits avec le statut ACTIF, le fournisseur et le prix assignés (par ex. ligne « Tomates San Marzano DOP … | Fruits et légumes | QS Fruits & Légumes … | ACTIF | 12,50 € Kilogrammes »). Le message de confirmation « Produit créé avec succès » existe mais peut ne pas être visible : l'écran passe immédiatement à la liste.

4. Créez et envoyez votre première commande

Allez à la section Commandes et appuyez sur Nouvelle commande. L'assistant de commande comporte trois étapes (« Étape {n} sur 3 ») :

1. Sélectionner le fournisseur — choisissez le fournisseur créé à l'étape 2 et appuyez sur Continuer vers les produits.
2. Ajouter des produits — trouvez le produit créé à l'étape 3 (utilisez la recherche si nécessaire), appuyez sur Ajouter et définissez la quantité, puis appuyez sur Récapitulatif.
3. Récapitulatif & envoi — vérifiez le résumé (articles, montant total, impact sur le budget s'il est défini) et la date de livraison, puis appuyez sur Envoyer par e-mail. Sur l'écran « Confirmer l'envoi par e-mail », vérifiez le destinataire pré-rempli avec l'email du fournisseur et appuyez sur Envoyer l'e-mail.

Si le fournisseur ou le point de vente exige une approbation, le bouton affiché est Envoyer pour approbation au lieu de Envoyer par e-mail : dans ce cas, la commande passe en attente d'approbation et n'est pas encore envoyée au fournisseur — ce n'est pas le parcours décrit dans ce guide sur le plan Free avec un seul fournisseur tout juste créé (aucun seuil d'approbation défini à l'étape 2).

Résultat attendu : le message « Commande envoyée avec succès » s'affiche ; en revenant à la liste Commandes, la ligne de la nouvelle commande affiche le statut ENVOYÉE (par ex. #DQ0809 · 8 sept. · QS Fruits & Légumes … · ENVOYÉE · staff · 12,50 €).

Vous avez terminé

Vous avez terminé le parcours d'un compte tout neuf jusqu'à l'envoi de la première commande : un compte avec un point de vente, un fournisseur avec au moins un canal d'envoi, un produit associé au fournisseur et une commande au statut ENVOYÉE.