Inviter un membre du personnel et attribuer des permissions

Quand le faire

Lorsqu'une nouvelle personne doit accéder à Easy Order pour un ou plusieurs magasins, créez-la comme membre du personnel depuis la section Équipe et permissions : la procédure génère un compte avec un mot de passe temporaire et des permissions configurables, sans que la personne ait besoin de s'inscrire elle-même.

Avant de commencer

• Vous devez avoir accès à l'entrée de menu Gestion du personnel dans les paramètres.
• Attribuer un magasin au personnel nécessite un forfait payant : sur le forfait Free, le nombre maximum de personnes assignables par magasin est 0, donc la création ne réussira que si vous n'assignez aucun magasin, ou vous devrez d'abord passer à un forfait supérieur.
• Ayez à portée de main l'adresse email de la personne à inviter : ce sera son identifiant de connexion et il ne pourra pas être modifié par la suite.

Procédure

1. Ouvrez Gestion du personnel depuis le menu et appuyez sur Ajouter un membre. Un assistant en deux étapes s'ouvre : Données et Permissions.
2. À l'étape Données, renseignez :
   • Nom complet (facultatif) ;
   • Email — devient l'identifiant de connexion et n'est plus modifiable après la création ;
   • Téléphone (facultatif), avec sélecteur d'indicatif international ;
   • Magasins assignés, indiqué comme « MAGASINS ASSIGNÉS · N sur M » : sélectionnez un ou plusieurs magasins dans la liste, ou utilisez le raccourci Tout ;
   • Préréglage initial : choisissez entre les cartes Personnel ou Responsable, qui pré-remplissent les permissions de l'étape suivante (toujours modifiables ensuite).
3. Appuyez pour passer à l'étape Permissions. Vous trouverez deux sections :
   • Permissions générales · tous les magasins : une liste d'interrupteurs pour les fonctions valables sur tout le tenant ;
   • Permissions opérationnelles · par magasin : permissions configurables individuellement pour chaque magasin assigné. Le préréglage choisi à l'étape 1 pré-sélectionne ces interrupteurs ; modifiez-les librement avant de confirmer.
4. Appuyez sur Confirmer et créer.
   • Si vous avez assigné au moins un magasin et que le forfait du tenant ne permet pas d'autres membres pour ce magasin, la création échoue (voir Prérequis : vérifiez le forfait avant de réessayer).
   • Si l'email est déjà utilisé, le champ Email signale l'erreur et vous restez à l'étape Données.
5. En cas de succès, vous voyez l'écran Membre créé avec le résumé des identifiants à usage unique : Email, un Mot de passe généré automatiquement et l'avertissement que ce mot de passe ne sera plus affiché par la suite. Uniquement si vous avez renseigné le champ Téléphone à l'étape Données, vous voyez aussi un aperçu du message prêt à partager avec le bouton Partager via WhatsApp ; sans numéro de téléphone cette section n'apparaît pas et le mot de passe doit être communiqué par un autre moyen.
6. Notez ou partagez immédiatement le mot de passe affiché, puis appuyez sur Fermer : à partir de ce moment, le mot de passe n'est plus récupérable depuis l'interface et devra être réinitialisé par la personne elle-même en cas de perte.

Effet sur les données

La création du membre du personnel génère un nouvel utilisateur d'authentification, le relie au tenant avec les magasins et permissions choisis, et enregistre les permissions granulaires par magasin. Le mot de passe affiché une seule fois n'est jamais enregistré en clair : s'il est perdu, il doit être réinitialisé via la procédure de récupération de mot de passe.

Questions fréquentes

Pourquoi ne puis-je pas attribuer un magasin à un nouveau membre du personnel ? Vérifiez le forfait du tenant : sur le forfait Free, la limite de membres par magasin est zéro, donc chaque attribution de magasin est refusée tant que vous ne passez pas à un forfait supérieur. Si le forfait est déjà payant et que l'attribution continue d'échouer, contactez l'assistance.

Puis-je modifier les permissions après la création ? Oui, rouvrez la fiche de la personne depuis la liste Personnel pour modifier magasins et permissions à tout moment.

La personne invitée reçoit-elle un email automatique ? Non : le mot de passe généré est affiché une seule fois à la personne qui crée le compte, qui doit le communiquer à la personne concernée (par exemple via l'aperçu du message ou WhatsApp).