Ein Teammitglied einladen und Berechtigungen zuweisen

Wann das zu tun ist

Wenn eine neue Person für eine oder mehrere Filialen Zugriff auf Easy Order benötigt, lege sie im Bereich Team und Berechtigungen als Mitarbeiter an: Der Vorgang erzeugt ein Konto mit einem temporären Passwort und konfigurierbaren Berechtigungen, ohne dass sich die Person selbst registrieren muss.

Bevor du beginnst

• Du musst Zugriff auf den Menüpunkt Mitarbeiterverwaltung in den Einstellungen haben.
• Das Zuweisen einer Filiale an einen Mitarbeiter erfordert einen kostenpflichtigen Plan: Im Free-Plan ist die maximale Anzahl zuweisbarer Personen pro Filiale 0, daher gelingt die Erstellung nur, wenn du keine Filiale zuweist, oder du musst zuerst auf einen höheren Plan wechseln.
• Halte die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person bereit: Sie wird deren Anmeldename und kann später nicht mehr geändert werden.

Ablauf

1. Öffne Mitarbeiterverwaltung über das Menü und drücke Mitarbeiter hinzufügen. Ein zweistufiger Assistent öffnet sich: Daten und Berechtigungen.
2. Fülle im Schritt Daten aus:
   • Vollständiger Name (optional);
   • E-Mail — wird der Anmeldename und ist nach der Erstellung nicht mehr bearbeitbar;
   • Telefon (optional), mit Auswahl der internationalen Vorwahl;
   • Zugewiesene Filialen, angezeigt als „ZUGEWIESENE FILIALEN · N von M": wähle eine oder mehrere Filialen aus der Liste, oder nutze die Abkürzung Alle;
   • Anfangspreset: wähle zwischen den Karten Mitarbeiter oder Manager, die die Berechtigungen im nächsten Schritt vorausfüllen (bleiben trotzdem änderbar).
3. Drücke, um zum Schritt Berechtigungen zu wechseln. Du findest zwei Bereiche:
   • Allgemeine Berechtigungen · alle Filialen: eine Liste von Schaltern für Funktionen, die für den gesamten Tenant gelten;
   • Operative Berechtigungen · pro Filiale: Berechtigungen, die für jede zugewiesene Filiale einzeln konfigurierbar sind. Das im Schritt 1 gewählte Preset wählt diese Schalter vor; ändere sie vor dem Bestätigen frei.
4. Drücke Bestätigen und erstellen.
   • Wenn du mindestens eine Filiale zugewiesen hast und der Tenant-Plan keine weiteren Mitglieder für diese Filiale erlaubt, schlägt die Erstellung fehl (siehe Voraussetzungen: prüfe den Plan, bevor du es erneut versuchst).
   • Wenn die E-Mail bereits verwendet wird, zeigt das E-Mail-Feld den Fehler an und du bleibst im Schritt Daten.
5. Bei Erfolg siehst du den Bildschirm Mitarbeiter erstellt mit der Zusammenfassung der einmaligen Zugangsdaten: E-Mail, ein automatisch generiertes Passwort und den Hinweis, dass dieses Passwort nicht erneut angezeigt wird. Nur wenn du im Schritt Daten das Feld Telefon ausgefüllt hast, siehst du außerdem eine geteilte Nachrichtenvorschau mit der Schaltfläche Über WhatsApp teilen; ohne Telefonnummer erscheint dieser Bereich nicht und das Passwort muss auf anderem Weg mitgeteilt werden.
6. Notiere oder teile das angezeigte Passwort sofort und drücke dann Schließen: Ab diesem Zeitpunkt kann das Passwort nicht mehr über die Oberfläche abgerufen werden und muss von der Person selbst zurückgesetzt werden, falls es verloren geht.

Auswirkung auf die Daten

Das Anlegen des Mitarbeiters erzeugt einen neuen Authentifizierungsbenutzer, verknüpft ihn mit dem Tenant über die gewählten Filialen und Berechtigungen und speichert die granularen Berechtigungen pro Filiale. Das nur einmal angezeigte Passwort wird nie im Klartext gespeichert: Geht es verloren, muss es über den Passwort-Wiederherstellungsprozess zurückgesetzt werden.

Häufige Fragen

Warum kann ich einer neuen Mitarbeiterin/einem neuen Mitarbeiter keine Filiale zuweisen? Prüfe den Tenant-Plan: Im Free-Plan liegt das Limit an Mitgliedern pro Filiale bei null, daher wird jede Filialzuweisung abgelehnt, bis du auf einen höheren Plan wechselst. Wenn der Plan bereits kostenpflichtig ist und die Zuweisung weiterhin fehlschlägt, wende dich an den Support.

Kann ich die Berechtigungen nach der Erstellung ändern? Ja, öffne die Karte der Person erneut aus der Mitarbeiterliste, um Filialen und Berechtigungen jederzeit zu ändern.

Erhält die eingeladene Person eine automatische E-Mail? Nein: Das generierte Passwort wird nur einmal der Person angezeigt, die das Konto erstellt, die es der betroffenen Person mitteilen muss (zum Beispiel über die Nachrichtenvorschau oder WhatsApp).