Enregistrer une marchandise déjà reçue avec un fast order

Quand le faire

Utilisez un fast order quand la marchandise arrive sans passer par une commande envoyée au fournisseur (par exemple le lait du matin ou un achat direct chez le caviste) : enregistrez en une seule étape les produits déjà reçus, sans rien envoyer au fournisseur.

Avant de commencer

• Le fast order est disponible sur les plans Standard et Pro ; sur le plan Free, l'onglet Fast order est affiché verrouillé (étiquette Standard) et ouvre la page du plan.
• Vous devez avoir la permission de créer des commandes (la même que pour une commande normale).

Étapes

1. Depuis la liste Commandes, appuyez sur Nouvelle commande. L'écran Nouveau s'ouvre avec la question « Que voulez-vous enregistrer ? » et deux onglets : Commande (« Choisissez les produits et envoyez-la au fournisseur ») et Fast order (« Enregistrez une marchandise déjà reçue, sans envoi au fournisseur »).
2. Sélectionnez Fast order. L'assistant s'ouvre en mode fast : même sélection de fournisseur et de produits qu'une commande normale, mais sans le canal d'envoi ni le récapitulatif de budget.
3. Ajoutez les produits et les quantités réellement reçues.
4. Dans le champ Date de livraison, vous trouvez déjà la date du jour, avec l'indication « Quand vous avez reçu la marchandise » : vous pouvez la reculer dans le temps, mais vous ne pouvez pas choisir une date future — si vous essayez, l'enregistrement est bloqué côté serveur avec l'erreur « La date ne peut pas être dans le futur ».
5. Appuyez sur le bouton final :
   • si le fournisseur n'exige PAS d'approbation, le bouton est Enregistrer : la commande est enregistrée immédiatement comme reçue ;
   • si le fournisseur exige une approbation, le bouton est Envoyer pour approbation, avec la note « Le fournisseur exige une approbation : la commande sera enregistrée comme reçue après l'approbation » : la commande reste en attente jusqu'à ce qu'un manager l'approuve.

Reconnaître et filtrer les fast orders

Chaque fast order affiche le badge Fast order à côté du statut, aussi bien dans la liste que dans le détail. Dans la liste des commandes, vous pouvez filtrer par Type : Tous, Commandes (« Envoyées au fournisseur ») ou Fast order (« Marchandise déjà reçue »). Si vous n'avez encore aucun fast order et que vous sélectionnez le filtre Fast order, vous voyez l'état vide « Aucun fast order » avec le bouton Enregistrer une marchandise reçue, qui ouvre directement l'assistant fast.

Détail d'un fast order enregistré

Un fast order enregistré (sans approbation requise, ou après approbation) affiche le statut Reçue, la note « Enregistré comme fast order · aucun envoi au fournisseur », la date Reçu le et le champ Enregistré par indiquant qui l'a enregistré. À partir de là, vous pouvez :

• Corriger la réception — corrige les quantités reçues avec la même procédure de correction que le check-in d'une commande normale ;
• Annuler le fast order — ouvre une confirmation (« Annuler ce fast order ? » / « Il sera exclu des dépenses. ») et, si vous confirmez, annule la commande : elle est exclue du calcul des dépenses, du budget et des tableaux de bord.

Fast order en attente d'approbation

Tant que le fournisseur n'a pas approuvé :

• si c'est vous qui l'avez créé, vous voyez la note « Enregistré comme fast order · en attente d'approbation ». Vous trouvez deux boutons, Remettre en brouillon et Supprimer : une commande en approbation ne peut pas être supprimée directement, donc les deux ramènent la commande en brouillon ; à partir de là, vous pouvez la modifier et la renvoyer, ou l'annuler depuis la liste des commandes avec Annuler la commande ;
• si vous êtes approbateur, vous voyez la note « Marchandise déjà reçue · en approuvant, vous l'enregistrez comme reçue, aucun envoi au fournisseur ». Contrairement à une commande normale, ici Approuver enregistre immédiatement la commande comme reçue en un seul geste, sans ouvrir la confirmation d'envoi email/WhatsApp ; vous pouvez aussi la Refuser, comme pour une commande normale.

Si votre plan n'inclut pas les fast orders

Sur le plan Free, l'onglet Fast order dans l'écran Nouveau est verrouillé : il affiche l'étiquette Standard et le bouton Découvrir Standard, qui ouvre la page des plans. Un lien direct vers l'assistant fast vous ramène quand même à l'écran de choix. Si votre plan est rétrogradé en dessous de Standard, les fast orders déjà enregistrés restent visibles avec leur badge, et la personne qui doit les approuver peut continuer à les approuver ou les refuser.

Effet sur les données

Enregistrer ou approuver un fast order met automatiquement à jour le stock d'entrepôt avec les quantités saisies, exactement comme un check-in. À la différence du check-in d'une commande normale :

• aucun plafond de budget hebdomadaire ou mensuel n'est évalué ;
• le catalogue produits et l'historique des prix ne sont pas mis à jour ;
• aucun message, email ou notification n'est envoyé au fournisseur.

Questions fréquentes

Puis-je enregistrer une marchandise reçue hier ou il y a quelques jours ? Oui : la date de livraison peut être n'importe quelle date jusqu'à aujourd'hui inclus, pas seulement aujourd'hui.

Que se passe-t-il si j'annule un fast order par erreur ? La commande annulée est exclue des dépenses, du budget et des tableaux de bord ; si vous devez la récupérer, contactez l'assistance.

Un fast order en approbation arrive-t-il au fournisseur ? Non : ni l'enregistrement ni l'approbation n'envoient jamais rien au fournisseur — c'est toujours uniquement un enregistrement interne.