Bereits erhaltene Ware mit einem Fast order erfassen

Wann es zu tun ist

Verwende einen Fast order, wenn Ware eintrifft, ohne dass eine Bestellung an den Lieferanten gesendet wurde (zum Beispiel die Milch am Morgen oder ein direkter Einkauf in der Weinhandlung): Erfasse in einem einzigen Schritt die bereits erhaltenen Produkte, ohne irgendetwas an den Lieferanten zu senden.

Bevor du beginnst

• Fast order ist in den Tarifen Standard und Pro verfügbar; im Tarif Free wird der Tab Fast order gesperrt angezeigt (Kennzeichnung Standard) und öffnet die Tarifseite.
• Du benötigst die Berechtigung, Bestellungen zu erstellen (dieselbe, die für eine normale Bestellung erforderlich ist).

Schritte

1. Tippe in der Liste Bestellungen auf Neue Bestellung. Der Bildschirm Neu öffnet sich mit der Frage „Was möchtest du erfassen?" und zwei Tabs: Bestellung („Produkte auswählen und an den Lieferanten senden") und Fast order („Bereits erhaltene Ware erfassen, ohne Versand an den Lieferanten").
2. Wähle Fast order. Der Assistent öffnet sich im Fast-Modus: dieselbe Lieferanten- und Produktauswahl wie bei einer normalen Bestellung, aber ohne Versandkanal und ohne Budgetübersicht.
3. Füge die Produkte und die tatsächlich erhaltenen Mengen hinzu.
4. Im Feld Lieferdatum findest du bereits das heutige Datum eingestellt, mit dem Hinweis „Wann du die Ware erhalten hast": Du kannst es in die Vergangenheit verschieben, aber kein zukünftiges Datum wählen — versuchst du es, wird das Speichern serverseitig mit der Fehlermeldung „Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen" blockiert.
5. Tippe auf die abschließende Schaltfläche:
   • wenn der Lieferant KEINE Freigabe erfordert, lautet die Schaltfläche Speichern: Die Bestellung wird sofort als erhalten erfasst;
   • wenn der Lieferant eine Freigabe erfordert, lautet die Schaltfläche Zur Freigabe senden, mit dem Hinweis „Der Lieferant erfordert eine Freigabe: Die Bestellung wird nach der Freigabe als erhalten erfasst": Die Bestellung bleibt ausstehend, bis ein Manager sie freigibt.

Fast orders erkennen und filtern

Jeder Fast order zeigt das Abzeichen Fast order neben dem Status, sowohl in der Liste als auch im Detail. In der Bestellliste kannst du nach Typ filtern: Alle, Bestellungen („An den Lieferanten gesendet") oder Fast order („Bereits erhaltene Ware"). Wenn du noch keinen Fast order hast und den Filter Fast order auswählst, siehst du den leeren Zustand „Keine Fast Orders" mit der Schaltfläche Erhaltene Ware erfassen, die direkt den Fast-Assistenten öffnet.

Detail eines erfassten Fast orders

Ein erfasster Fast order (ohne erforderliche Freigabe oder nach der Freigabe) zeigt den Status Erhalten, den Hinweis „Als Fast order erfasst · kein Versand an den Lieferanten", das Datum Erhalten am und das Feld Erfasst von, das angibt, wer ihn erfasst hat. Von hier aus kannst du:

• Wareneingang korrigieren — korrigiert die erhaltenen Mengen mit demselben Korrekturverfahren wie beim Check-in einer normalen Bestellung;
• Fast order stornieren — öffnet eine Bestätigung („Diesen Fast order stornieren?" / „Er wird aus den Ausgaben ausgeschlossen.") und storniert die Bestellung, wenn du bestätigst: Sie wird von der Berechnung der Ausgaben, des Budgets und der Dashboards ausgeschlossen.

Fast order, das auf Freigabe wartet

Solange der Lieferant nicht freigegeben hat:

• wenn du ihn erstellt hast, siehst du den Hinweis „Als Fast order erfasst · wartet auf Freigabe". Du findest zwei Schaltflächen, In Entwurf zurückrufen und Löschen: eine Bestellung in Freigabe kann nicht direkt gelöscht werden, daher bringen dich beide zurück zum Entwurf; von dort kannst du sie bearbeiten und erneut senden oder sie über die Bestellliste mit Bestellung stornieren stornieren;
• wenn du Genehmiger bist, siehst du den Hinweis „Ware bereits erhalten · mit der Freigabe erfasst du sie als erhalten, kein Versand an den Lieferanten". Anders als bei einer normalen Bestellung erfasst hier Genehmigen die Bestellung mit einem einzigen Tipp sofort als erhalten, ohne die E-Mail-/WhatsApp-Versandbestätigung zu öffnen; du kannst sie auch Ablehnen, wie bei einer normalen Bestellung.

Wenn dein Tarif keine Fast orders enthält

Im Tarif Free ist der Tab Fast order im Bildschirm Neu gesperrt: Er zeigt die Kennzeichnung Standard und die Schaltfläche Standard entdecken, die die Tarifseite öffnet. Ein direkter Link zum Fast-Assistenten führt dich trotzdem zurück zum Auswahlbildschirm. Wenn dein Tarif unter Standard herabgestuft wird, bleiben bereits erfasste Fast orders mit ihrem Abzeichen sichtbar, und wer sie freigeben muss, kann sie weiterhin genehmigen oder ablehnen.

Auswirkung auf die Daten

Das Erfassen oder Freigeben eines Fast orders aktualisiert automatisch den Lagerbestand mit den eingegebenen Mengen, genau wie ein Check-in. Im Unterschied zum Check-in einer normalen Bestellung:

• wird keine wöchentliche oder monatliche Budgetobergrenze bewertet;
• werden der Produktkatalog und der Preisverlauf nicht aktualisiert;
• wird keine Nachricht, E-Mail oder Benachrichtigung an den Lieferanten gesendet.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Ware erfassen, die ich gestern oder vor einigen Tagen erhalten habe? Ja: Das Lieferdatum kann jedes Datum bis einschließlich heute sein, nicht nur heute.

Was passiert, wenn ich einen Fast order versehentlich storniere? Die stornierte Bestellung wird von den Ausgaben, dem Budget und den Dashboards ausgeschlossen; wenn du sie wiederherstellen musst, wende dich an den Support.

Erreicht ein Fast order in Freigabe den Lieferanten? Nein: Weder das Speichern noch die Freigabe senden jemals etwas an den Lieferanten — es ist immer nur eine interne Erfassung.