Faire le check-in d'une commande reçue

Quand le faire

Lorsque la marchandise d'une commande ENVOYÉE arrive dans votre établissement, enregistrez le check-in pour comparer les quantités et les prix réellement reçus avec ceux commandés. Le check-in met automatiquement à jour le catalogue et les stocks : aucune mise à jour manuelle n'est nécessaire ensuite.

Avant de commencer

• La commande doit être au statut ENVOYÉE. Si elle est encore en BROUILLON ou en APPROBATION, envoyez-la d'abord au fournisseur (voir le guide de démarrage pour votre première commande).
• Vous pouvez démarrer le check-in plusieurs fois pendant l'arrivée de la marchandise : tant que vous ne le terminez pas, les données saisies restent enregistrées comme brouillon.

Procédure

1. Ouvrez le détail de la commande depuis la liste Commandes. Si le statut est ENVOYÉE, vous verrez les boutons Faire le check-in et Annuler la commande.
2. Appuyez sur Faire le check-in. L'écran de check-in s'ouvre avec un stepper à 3 étapes : 1 Vérification, 2 Résumé, 3 Terminé, et un panneau avec les compteurs À vérifier, Vérifiés, Intacts, Écarts, Alertes prix.
3. Pour chaque article de la commande, saisissez dans le champ Quantité la quantité réellement reçue (l'unité de mesure du produit est indiquée à côté du champ). Dès que vous quittez le champ, l'article est enregistré automatiquement : il n'est pas nécessaire de valider chaque ligne individuellement.
   • Si la quantité reçue correspond à celle commandée, l'article passe automatiquement au statut intact.
   • Si la quantité diffère (en plus ou en moins) ou si le prix facturé par le fournisseur diffère de celui commandé, l'article est signalé comme écart ou alerte prix et doit être explicitement confirmé avant de pouvoir terminer le check-in.
4. Lorsque tous les articles ont été vérifiés (le compteur Vérifiés affiche le total sur le total, ex. 1/1), appuyez sur Terminer le check-in.
5. Une fenêtre de confirmation Terminer le check-in ? s'ouvre avec le résumé : Marchandise reçue, Total document, Écarts, Prix mis à jour. Vous pouvez revenir en arrière avec Revoir encore ou confirmer avec Confirmer et terminer.
6. Après confirmation, la commande passe au statut TRAITÉE et vous voyez l'écran Check-in terminé, avec le total payé et le nombre d'articles reçus conformes. Depuis là, vous pouvez revenir à la liste des commandes ou rouvrir le détail de la commande.

Effet sur les données

Terminer le check-in met automatiquement à jour :

• le statut de la commande, qui devient TRAITÉE (processed_at est enregistré) ;
• les stocks des établissements concernés, avec les quantités réellement reçues ;
• le catalogue produits, si pendant le check-in vous avez confirmé un prix différent de celui commandé (alerte prix).

Ces mises à jour ne sont pas réversibles depuis l'interface : si un check-in a été terminé par erreur, contactez l'assistance.

Questions fréquentes

Puis-je terminer le check-in avec une quantité à zéro sur un article ? Oui, mais l'article présentera un écart (non reçu) que vous devrez confirmer explicitement avant de continuer.

Que se passe-t-il si je ferme la page en plein milieu du check-in ? Les données des lignes déjà confirmées restent enregistrées ; la commande reste visible avec le bouton pour reprendre le check-in là où vous l'avez laissé.