Fare il check-in di un ordine ricevuto

Quando farlo

Quando la merce di un ordine INVIATO arriva in sede, registra il check-in per confrontare quantità e prezzi effettivamente ricevuti con quelli ordinati. Il check-in aggiorna automaticamente il catalogo e le giacenze di magazzino: non serve nessun aggiornamento manuale successivo.

Prima di iniziare

• L'ordine deve trovarsi nello stato INVIATO. Se è ancora in BOZZA o in APPROVAZIONE, invialo prima al fornitore (vedi la guida introduttiva al primo ordine).
• Puoi avviare il check-in anche più volte durante l'arrivo della merce: finché non lo completi, i dati inseriti restano salvati come bozza.

Procedura

1. Apri il dettaglio dell'ordine dalla lista Ordini. Se lo stato è INVIATO, vedrai i pulsanti Fai check-in e Annulla ordine.
2. Premi Fai check-in. Si apre la schermata di check-in con uno stepper a 3 passi: 1 Verifica, 2 Riepilogo, 3 Fatto, e un pannello con i contatori Da verificare, Verificati, Integri, Discrepanze, Avvisi prezzo.
3. Per ogni articolo dell'ordine, inserisci nel campo Quantità la quantità realmente ricevuta (l'unità di misura del prodotto è indicata accanto al campo). Appena esci dal campo, l'articolo viene salvato automaticamente: non serve premere nulla per confermare la singola riga.
   • Se la quantità ricevuta coincide con quella ordinata, l'articolo passa automaticamente allo stato integro.
   • Se la quantità è diversa (in più o in meno) o il prezzo fatturato dal fornitore differisce da quello ordinato, l'articolo viene segnalato come discrepanza o avviso prezzo e va confermato esplicitamente prima di poter completare il check-in.
4. Quando tutti gli articoli sono stati verificati (il contatore Verificati mostra il totale su totale, es. 1/1), premi Completa check-in.
5. Si apre una finestra di conferma Completare il check-in? con il riepilogo: Merce ricevuta, Totale documento, Discrepanze, Prezzi aggiornati. Puoi tornare indietro con Rivedi ancora oppure confermare con Conferma e completa.
6. Dopo la conferma, l'ordine passa allo stato PROCESSATO e vedi la schermata Check-in completato, con il totale pagato e il numero di articoli ricevuti integri. Da qui puoi tornare alla lista ordini o aprire di nuovo il dettaglio dell'ordine.

Effetto sui dati

Completare il check-in aggiorna in automatico:

• lo stato dell'ordine, che diventa PROCESSATO (processed_at viene registrato);
• le giacenze di magazzino delle sedi coinvolte, con le quantità realmente ricevute;
• il catalogo prodotti, se durante il check-in hai confermato un prezzo diverso da quello ordinato (avviso prezzo).

Questi aggiornamenti non sono reversibili da interfaccia: se un check-in è stato completato per errore, contatta l'assistenza.

Domande frequenti

Posso completare il check-in con quantità a zero su un articolo? Sì, ma l'articolo risulterà con una discrepanza (mancata ricezione) che dovrai confermare esplicitamente prima di procedere.

Cosa succede se chiudo la pagina a metà check-in? I dati delle righe già confermate restano salvati; l'ordine resta visibile con il pulsante per riprendere il check-in dal punto in cui l'hai lasciato.