Wie viel spart eine Einkaufssoftware? Das entscheidet ein Vergleich, den heute niemand macht

Wie viel spart eine Einkaufssoftware? Das entscheidet ein Vergleich, den heute niemand macht

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Einkaufssoftware senkt keine Preise. Gespart wird erst, wenn Sie den bezahlten Preis je Einheit Zeile für Zeile neben die letzte Preisliste des Lieferanten legen.
• Solange Bestellungen über WhatsApp, Telefon und Notizbuch laufen, macht diesen Vergleich niemand: Die beiden Zahlen liegen nie am selben Ort.
• Was der Vergleich findet, ist meist klein und wiederholt sich: ein paar Cent mehr pro Kilo, ein geändertes Gebinde, ein abgesprochener Rabatt, der auf der Rechnung fehlt.
• Die Software macht den Vergleich in Sekunden möglich. Hinschauen und den Lieferanten anrufen müssen Sie weiterhin selbst.

Die Ersparnis einer Einkaufssoftware entsteht beim Preisvergleich, nicht im Programm

Wie viel eine Einkaufssoftware spart, hängt an einer einzigen Frage: ob Sie anfangen, den bezahlten Preis mit dem vereinbarten zu vergleichen. Das Programm selbst verhandelt mit niemandem. Es kennt Ihre Molkerei nicht und weiß nicht, dass der Gemüsehändler am Monatsende gern aufrundet. Es stellt zwei Zahlen nebeneinander, und genau diese zwei Zahlen sind sich in vielen inhabergeführten Restaurants noch nie begegnet.

Deshalb taugen Versprechen wie „20 Prozent weniger Wareneinsatz“ wenig. Die Ersparnis ist keine Eigenschaft der Software, sondern die Summe der Abweichungen, die Sie entdecken und korrigieren. Ein Betrieb mit zuverlässigen Lieferanten und eingehaltenen Preislisten findet wenig. Ein Betrieb, in dem seit zwei Jahren niemand nachrechnet, findet einiges. Wer auf einer Verkaufsseite eine genaue Prozentzahl liest, sollte vorher wissen, wie man eine Sparquote liest. Hier geht es um etwas anderes: Woher kommt die Ersparnis, wenn es sie gibt?

Warum niemand den bezahlten Preis mit der Preisliste vergleicht

Den Abgleich zwischen bezahltem Preis und Listenpreis lässt man nicht aus Bequemlichkeit liegen, sondern aus ganz praktischen Gründen. Die Preisliste kommt im Januar als PDF per E-Mail, oder der Außendienst nennt die Preise am Telefon. Die Bestellung geht nach dem Service um 23 Uhr als Sprachnachricht über WhatsApp raus. Der Lieferschein kommt mit der Ware und landet im Ordner. Die Rechnung kommt zum Monatsende und geht ans Steuerbüro.

Vier Belege, vier Kanäle, vier Zeitpunkte. Um zu prüfen, ob die Butter vom Dienstag richtig berechnet wurde, müssten Sie die Preisliste heraussuchen, die Zeile auf der Rechnung finden, auf den Kilopreis umrechnen und sich erinnern, ob zwischendurch am Telefon etwas anderes vereinbart wurde. Um Mitternacht tut das keiner, und am Montagmorgen, wenn das Kühlhaus eingeräumt werden muss, auch nicht. Also wird die Rechnung bezahlt, und eine mögliche Differenz geht in den Wareneinsatz ein, ohne dass sie je jemand gesehen hat.

Mit jedem weiteren Lieferanten wird das schwieriger, denn jeder Name bringt eine eigene Preisliste mit. Bevor Sie über Software nachdenken, lohnt sich deshalb die Frage, wie viele Lieferanten sinnvoll sind. Der Vergleich kostet Arbeit, auch wenn ein Programm ihn bequemer macht.

So funktioniert der Vergleich je Einheit: ein ausgedachtes Beispiel

Sinnvoll verglichen wird der Preis je Einheit, nicht die Rechnungssumme. Die Summe schwankt jede Woche, weil die Mengen schwanken. Der Preis pro Kilo, Liter oder Stück sollte gleich bleiben, bis sich die Preisliste ändert.

Nehmen wir ein erfundenes Restaurant mit drei Lieferanten: Molkerei, Obst und Gemüse, Trockensortiment. Laut Preisliste der Molkerei kostet Butter 7,80 Euro pro Kilo. Auf der Rechnung steht eine Position über 5 Kilo zu 42,00 Euro. Geteilt ergibt das 8,40 Euro pro Kilo, also 60 Cent mehr. Bei einer einzelnen Lieferung sind das 3 Euro, ein Betrag, über den niemand streiten würde. Braucht der Betrieb aber 40 Kilo pro Woche, sind es 24 Euro pro Woche, und der Aufschlag bleibt, bis er jemandem auffällt.

Die Zahlen sind absichtlich einfach gewählt, damit man die Rechnung im Kopf nachvollziehen kann. Der Mechanismus dahinter ist echt: Die Abweichung je Einheit ist klein, fällt auf keiner einzelnen Rechnung auf und wiederholt sich mit jeder Bestellung.

Wo der Vergleich Abweichungen findet

Die Abweichungen, die der Preisvergleich zutage fördert, haben fast immer eine von drei Formen. Keine davon setzt böse Absicht beim Lieferanten voraus.

Erstens die Preisliste, die ohne Hinweis aktualisiert wurde, oder mit einem Hinweis am Ende einer E-Mail, die niemand gelesen hat. Der Preis steigt ein wenig und bleibt von da an oben.

Zweitens das geänderte Gebinde. Das Frittieröl kommt plötzlich im 5-Liter-Kanister statt im 10-Liter-Kanister. Der Kanister kostet weniger als vorher, das sieht nach einem guten Geschäft aus. Auf den Liter umgerechnet zahlen Sie mehr. Ohne Preis je Einheit bemerken Sie das nie.

Drittens der mündlich vereinbarte Rabatt, der auf der Rechnung fehlt: ein Nachlass aufs Trockensortiment ab einer bestimmten Menge oder die Lieferung frei Haus ab einem Mindestbestellwert. Sie haben das vor einem halben Jahr am Telefon ausgemacht, die Buchhaltung des Lieferanten weiß nichts davon.

In allen drei Fällen genügt ein Anruf. Schwierig ist nicht das Nachfragen, sondern die richtige Zeile vor sich zu haben, wenn Sie anrufen.

Was die Einkaufssoftware übernimmt und was bei Ihnen bleibt

Eine Einkaufssoftware nimmt Ihnen, wenn sie gut gemacht ist, das Zusammensuchen ab. Geht die Bestellung schon mit dem Listenpreis neben jedem Artikel raus, müssen Sie für den Abgleich mit der Rechnung keine vier Belege mehr zusammentragen: Beide Zahlen stehen an derselben Stelle. Wer Lieferanten und Bestellungen in einem Ablauf verwalten kann, muss Preisliste und Bestellung nicht mehr von Hand zusammenführen.

Das Werkzeug ruft aber niemanden an. Es entscheidet nicht, ob 60 Cent eine Diskussion wert sind, und weiß nicht, dass dieser Lieferant Ihnen in einem schwachen Monat das Zahlungsziel verlängert. Mit ihm lassen sich die Ausgaben pro Lieferant in Echtzeit verfolgen, und Sie sehen, wo sich etwas verschoben hat. Was Sie daraus machen, entscheiden Sie, und genau dort entsteht die Ersparnis oder eben nicht. Ein Restaurant, das eine Einkaufssoftware einführt und nie auf die Abweichungen schaut, hat sich ein ordentliches Archiv angeschafft, aber noch keinen Cent gespart.

Bevor Sie etwas kaufen: Machen Sie den Vergleich bei einem Lieferanten

Am ehrlichsten schätzen Sie Ihre mögliche Ersparnis, indem Sie den Vergleich einmal von Hand machen. Legen Sie die Rechnungen des letzten Monats von Ihrem wichtigsten Lieferanten neben seine aktuelle Preisliste und rechnen Sie für die 5 bis 6 Artikel, die Sie jede Woche bestellen, den Preis je Einheit nach. Wie lange das dauert, hängt vor allem davon ab, wie ordentlich der Ordner mit den Lieferscheinen geführt ist.

Finden Sie nichts, liegt das Geld woanders, etwa bei den Portionsgrößen oder beim Verderb. Finden Sie zwei Zeilen, die nicht stimmen, wissen Sie, was dieser Vergleich in Ihrem Betrieb wert ist, und haben für das nächste Gespräch mit dem Lieferanten zwei konkrete Rechnungspositionen in der Hand.