Bestellungen bei mehreren Lieferanten: Wo ein einheitlicher Warenkorb wirklich Zeit spart

Bestellungen bei mehreren Lieferanten: Wo ein einheitlicher Warenkorb wirklich Zeit spart

Auf einen Blick

• Bestellungen an fünf Lieferanten über fünf verschiedene Kanäle zu schreiben, ist mühsam. Die eigentliche Zeit verlieren Sie aber woanders.
• Sie verlieren sie, wenn etwas nicht stimmt: ein fehlender Artikel, ein abweichender Preis, ein Lieferant, der sagt: „Das hatten Sie nicht bestellt.“ Dann müssen Sie rekonstruieren, und jeder Kanal ist ein Ort mehr, an dem Sie suchen.
• Das Telefon ist für die Rekonstruktion der schlechteste Kanal, weil es keine Spur hinterlässt: Von einer mündlich durchgegebenen Bestellung bleibt nur, woran Sie sich erinnern.
• Ein einheitlicher Warenkorb, der die Positionen nach Lieferant aufteilt, verringert nicht die Zahl Ihrer Lieferanten. Er verringert die Zahl der Orte, an denen Sie nachsehen müssen, auf einen.
• Prüfen Sie vor der Umstellung, ob das Werkzeug die Bestellhistorie pro Lieferant bewahrt und jedem das Format schickt, das er erwartet. Wenn es alles zu einer einzigen Liste verflacht, haben Sie das Problem nur verschoben.

Warum Sie dieselbe Bestellung fünfmal unterschiedlich verschicken

Dieselbe Bestellung geht in fünf verschiedenen Formaten hinaus, weil jeder Lieferant Ihnen seinen eigenen Kanal vorgegeben hat und Sie sich jedem angepasst haben. Der Gemüsehändler will die WhatsApp-Nachricht bis 20 Uhr, bei der Molkerei rufen Sie lieber an, der Großhändler für die Trockenware hat einen Webshop oder eine Bestelladresse, und das Fleisch notieren Sie im Notizbuch und geben es dem Vertreter des Metzgers durch, wenn er vorbeikommt. Jeder hat sein eigenes Bestellfenster, seinen eigenen Liefertag und seine eigene Art, die Artikel zu benennen.

Die Entscheidung dahinter treffen Sie dagegen nur einmal. Am Montag sehen Sie in die Kühlzelle, ins Reservierungsbuch der Woche und auf die Karte und legen fest, was gebraucht wird. Das erledigen Sie einmal, im Kopf oder auf einem Zettel. Danach zerlegen Sie es in fünf Teile, schreiben es in fünf Formaten neu und schicken es zu fünf verschiedenen Uhrzeiten los, damit jede Bestellung noch in ihr Bestellfenster fällt.

So betrachtet wirkt das Ganze wie ein Problem der Schreibzeit, und genau dort setzen fast alle Texte zum einheitlichen Warenkorb an: eine Stelle zum Klicken, weniger offene Apps, weniger Kopieren und Einfügen. Das stimmt, ist aber der kleinere Gewinn. Eine Liste abzuschreiben, die Sie ohnehin im Kopf haben, kostet ein paar Minuten pro Lieferant, und mit etwas Routine geht das fast nebenbei. Die Kosten, die Sie nicht sehen, zeigen sich später, und zwar in anderer Gestalt.

Die wahren Kosten liegen nicht im Schreiben der Bestellung, sondern im Wiederfinden

Bestellungen, die über mehrere Kanäle verstreut sind, kosten Sie die meiste Zeit bei der Rekonstruktion, nicht beim Versand: Wenn etwas nicht stimmt, gibt es auf die Frage „Was hatte ich eigentlich bestellt?“ keine Antwort an einem einzigen Ort. Sie müssen sie suchen, und oft wissen Sie nicht einmal, in welchem Kanal Sie anfangen sollen.

Nehmen Sie einen gewöhnlichen Donnerstag. Um elf Uhr merken Sie, dass die Sahne für den Abend fehlt. Die erste Frage lautet nicht „Warum ist sie nicht gekommen?“, sondern „Hatte ich sie überhaupt bestellt?“ Und bei wem? Wollten Sie sie diese Woche beim Großhändler statt bei der Molkerei holen, weil die Molkerei zuletzt eine Lieferung ausgelassen hatte, oder doch nicht? Sie öffnen den WhatsApp-Chat mit dem Gemüsehändler, der damit nichts zu tun hat, in dem aber eine Notiz steht. Sie öffnen den Webshop des Großhändlers. Sie durchsuchen das Postfach. Sie blättern im Notizbuch. Und wenn Sie telefonisch bestellt haben, finden Sie nirgends etwas: Dann steht Ihr Wort gegen seines.

Aus einer solchen Szene ergeben sich drei Dinge, die eine über mehrere Kanäle verstreute Bestellhistorie verdeckt:

• Ob die Bestellung wirklich hinausgegangen ist. Die geschriebene, aber nie abgeschickte Nachricht, der liegengebliebene E-Mail-Entwurf, das Telefonat mit „Wir hören uns morgen“: Von außen sehen sie alle wie erledigte Bestellungen aus.
• An wen sie ging. Wenn Sie denselben Artikel bei zwei Lieferanten kaufen, liefert die Suche in nur einem Kanal eine falsche Antwort, die sehr sicher wirkt.
• Wer sie aufgegeben hat. Bestellen Sie montags selbst und Ihr Souschef donnerstags, jeder vom eigenen Handy, liegt die Historie nicht in fünf Kanälen, sondern in zehn.

Dieselbe Arbeit wiederholt sich am Monatsende, nur langsamer, beim Rechnungsabgleich: Jede Rechnungsposition muss mit einer Bestellung verglichen werden, die irgendwo liegt. Wer das erst dort tut, rekonstruiert die Ausgaben, wenn sie längst getätigt sind. Das ist derselbe Fehler wie beim Wareneinsatz, der erst am Monatsende aus den Rechnungen berechnet wird: Die Zahl ist da, kommt aber zu spät, um noch etwas zu entscheiden.

Um das Reklamationsgespräch selbst geht es hier nicht. Darüber haben wir bereits geschrieben: Wenn Sie den Lieferanten anrufen, brauchen Sie die Bestellposition vor sich. Das Problem liegt einen Schritt davor: diese Position überhaupt zu finden, wenn sie an einem von fünf Orten liegen kann oder an keinem.

Was sich mit einem einheitlichen Warenkorb ändert, der nach Lieferant aufteilt

Ein einheitlicher Warenkorb, der nach Lieferant aufteilt, nimmt Ihnen keinen Lieferanten weg und zwingt keinen, seine Gewohnheiten zu ändern: Er gibt Ihnen eine einzige Stelle, an der Sie die Bestellung der Woche zusammenstellen, und vor allem eine einzige Stelle, an der Sie sie wiederfinden. Sie erfassen eine Liste, das Werkzeug teilt sie nach Lieferant auf, und jede Bestellung, die hinausgeht, hinterlässt eine Spur in derselben Bestellhistorie.

Beim Versand ist der Gewinn da, aber klein. Bei der Rekonstruktion dagegen verändert der Warenkorb den Donnerstag von eben. Die Frage „Hatte ich die Sahne bestellt?“ wird zu einer Suche an einem einzigen Ort, und die Antwort zeigt Ihnen auch, an wen die Bestellung ging, wann und wer aus Ihrem Team sie erfasst hat. Fehlt die Position, wissen Sie es sofort und verbringen keine halbe Stunde damit, sich einzureden, sie sei vielleicht telefonisch gelaufen.

Auch der Umgang mit den Bestellfenstern ändert sich. Solange jeder Lieferant seinen eigenen Kanal hat, behalten Sie jede Frist selbst im Kopf. Mit einem einzigen Warenkorb sehen Sie alle zusammen, während Sie die Bestellung erfassen, und merken früher, dass die Trockenware heute hinaus muss, das Fleisch aber bis morgen warten kann.

Die Vielfalt der Lieferanten bleibt, und das ist in Ordnung: Mehrere Lieferanten zu haben hat gute Gründe, auch wenn jeder zusätzliche Lieferant Kosten verursacht, die in keinem Preis stehen. Die Konsolidierung verringert diese Zahl nicht. Sie beseitigt den Teil der Kosten, der daher rührt, dass jeder Lieferant auch sein eigenes Archiv mitbringt. Denselben Schritt beschreiben wir auf der Seite darüber, wie Ihre Bestellungen nicht mehr in einzelnen WhatsApp-Chats verstreut liegen, sondern in einem Ablauf, den Sie jederzeit nachlesen können.

Was Sie vor der Konsolidierung fragen sollten

Nicht jeder „einheitliche Warenkorb“ löst das Problem der Rekonstruktion: Hilfreich ist nur einer, der die Bestellhistorie pro Lieferant bewahrt und jedem Lieferanten die Bestellung in dem Format schickt, das er erwartet, statt alles zu einer einzigen Liste zu verflachen. Bevor Sie sich für ein Werkzeug entscheiden, stellen Sie diese Fragen anhand einer echten Bestellung aus Ihrer Woche, nicht anhand der Demo.

1. Kann ich in der Bestellhistorie nur die Bestellungen bei einem bestimmten Lieferanten anzeigen? Ist die Historie nur eine Liste nach Datum, haben Sie zwar einen einzigen Ort zum Suchen, suchen dort aber blind.
2. Erhält der Lieferant die Bestellung im Format seiner Preisliste? Artikelnummern, Einheiten, Gebinde: Wenn die Molkerei den Käse stückweise verkauft und der Warenkorb ihr Kilogramm schickt, muss jemand umrechnen, und genau dort entsteht der Fehler.
3. Gibt es Bestellfenster pro Lieferant oder eines für alle? Ein Warenkorb, der alles zur selben Uhrzeit verschickt, übergeht, dass jeder Lieferant seinen eigenen Bestellschluss hat.
4. Kann ich eine telefonisch aufgegebene Bestellung trotzdem erfassen? Manche Lieferanten werden Sie weiterhin anrufen. Lässt sich diese Bestellung nicht in der Historie erfassen, bleibt die Lücke genau dort, wo sie war.

Die letzte Frage ist die wichtigste, und kaum jemand stellt sie. Die Konsolidierung soll die Telefonate mit den Lieferanten nicht abschaffen. Das Verhältnis zum Vertreter der Molkerei, das Gespräch, in dem er Ihnen sagt, dass der Preis nächste Woche fällt, bleibt, wo es ist. An einen Ort bringen müssen Sie die Spur dessen, was Sie bestellt haben. Wenn das Werkzeug Ihrer Wahl sie auch dann festhält, wenn die Bestellung mündlich hinausging, fragen Sie sich an dem Donnerstag, an dem etwas fehlt, nicht mehr, ob Sie es bestellt hatten, sondern warum es nicht gekommen ist.