Combien de fournisseurs sont de trop dans ton restaurant

Avant de choisir un fournisseur, compte ceux que tu as déjà

Choisir un fournisseur, tu sais faire : tu regardes le prix, la marchandise, la régularité des livraisons, et au bout de deux mois tu sais si tu peux compter dessus. Ce que presque personne ne met au bilan, c’est le nombre de fournisseurs que tu portes en même temps. Ce nombre n’apparaît dans aucune négociation, il ne figure sur aucune mercuriale, et c’est exactement pour ça qu’il grossit tout seul : un fournisseur entre parce qu’il fallait ce produit ce jour-là, et il reste.

Essaie de compter combien de noms différents t’ont livré quelque chose sur les douze derniers mois. Pas ceux que tu appelles toutes les semaines : ceux qui t’ont émis au moins une facture. Dans la plupart des cuisines, le second chiffre est bien plus gros que le premier, et l’écart est fait de fournisseurs entrés pour une raison qui n’existe peut-être plus — le poisson d’un jour de marée, le brasseur local que tu as remplacé depuis, le fournisseur de produits d’entretien gardé pour une seule référence et qui te livre deux fois par an.

Ce fournisseur à deux livraisons par an te paraît gratuit, parce que le coût que tu lui attribues, c’est le prix de ce que tu lui achètes. Or le prix négocié et le coût complet de la relation sont deux choses différentes. Le premier, tu le discutes ; le second, tu le paies en temps et en erreurs : une fiche fournisseur de plus à tenir, une facture qui devra de toute façon être ouverte, contrôlée, saisie et réglée, un interlocuteur de plus à qui répondre. Chaque fournisseur a une part de dépense — combien il pèse dans le total de tes achats — et une part de travail, qui n’a presque rien à voir avec la première. Quand la seconde dépasse la première, ce fournisseur te coûte.

Ce que te coûte vraiment un fournisseur de plus

Chaque fournisseur ajoute quatre travaux récurrents que personne ne chronomètre : une mercuriale à comparer et à tenir à jour, une fenêtre de commande et un jour de livraison à respecter, une réception à contrôler, une facture à rapprocher du bon de livraison. Récurrents, au sens propre : tu ne les paies pas une fois à l’ouverture du compte, tu les paies chaque semaine tant que ce fournisseur reste dans ta liste.

La mercuriale. Un tarif fournisseur seul ne sert à rien : il sert comparé. Et la comparaison est à refaire dès que l’un des deux bouge, ce qui sur les fruits et légumes veut dire en permanence. Avec quatre fournisseurs, tu sais de tête qui est le mieux placé sur quoi. Au-delà d’un certain nombre, tu cesses de le savoir et tu commandes par habitude — c’est précisément le moment où la concurrence entre tes fournisseurs arrête de travailler pour toi.

La fenêtre de commande. Chaque fournisseur a son heure limite pour que la commande parte sur la tournée du jour convenu, et les jours de livraison ne coïncident jamais. Avec quatre fournisseurs, la semaine a un rythme que tu gardes en tête. Avec douze, tu as une grille — et une grille qui ne vit que dans ta tête finit par sauter. La fenêtre du mardi qui te passe sous le nez n’est pas un tracas administratif : c’est le manque du vendredi soir, avec le plat retiré de l’ardoise ou l’aller-retour au cash and carry au prix fort.

La réception. Contrôler à la réception, c’est vérifier que ce qui arrive correspond à ce que tu as commandé, dans les quantités commandées et dans l’état attendu. C’est le contrôle qui saute en premier quand la livraison tombe en plein envoi de mise en place, et c’est celui qui rend tous les autres inutiles : signer le bon de livraison sans le lire, c’est renoncer à la seule preuve dont tu disposais.

La facture. C’est là que la boucle se ferme, ou qu’elle ne se ferme pas. Rapprocher la facture du bon de livraison, c’est poser côte à côte ce qui est arrivé et ce qui t’est facturé, ligne par ligne, prix par prix. C’est le moment où tu découvres les hausses passées sans prévenir : la référence que tu achètes depuis toujours et qui, ce mois-ci, coûte un peu plus cher, sans que personne te l’ait annoncé. Une hausse de tarif est parfaitement légitime ; ce qui ne l’est pas, c’est que tu la découvres trois mois plus tard, si tu la découvres.

À ces quatre-là s’ajoutent les contraintes qui déforment ta commande. Le minimum de commande et le seuil de franco de port de chaque fournisseur te poussent à acheter plus que nécessaire pour ne pas payer la livraison — et quand tu as beaucoup de fournisseurs, tu le fais sur beaucoup de fronts à la fois. Résultat : une réserve pleine de marchandise achetée pour atteindre un seuil, pas pour servir une carte.

Le calcul qui te dit si tu en as trop

Pour savoir si tu as trop de fournisseurs, tu n’as pas besoin d’un nombre de référence : tu as besoin de la répartition de ta dépense. Celui qui te donne un chiffre valable pour tous les restaurants te donne un chiffre qui n’a pas regardé tes achats, et le bon nombre pour une pizzeria avec quatre familles de produits n’est pas celui d’une table de poisson qui travaille la marée du jour. Le vrai calcul tient en trois étapes, et tu peux le faire avec l’export de tes factures de l’année.

Un : classe tes fournisseurs par part de dépense annuelle. Prends le total de tes achats sur l’année et, pour chaque fournisseur, combien il a pesé dans ce total. Classe du plus gros au plus petit. C’est la seule étape où un tableur t’est utile, et elle prend cinq minutes.

Deux : regarde la queue de liste. En haut, tu trouves les quelques noms qui concentrent l’essentiel de la dépense, et ce ne sont pas eux le problème : ceux-là, tu les connais, tu les négocies, tu les surveilles. Le problème, c’est la traîne du bas — les fournisseurs à quelques centaines d’euros par an qui occupent quand même une place entière dans ta semaine. Regarde-la en valeur absolue, pas seulement en pourcentage : une part de 1 % ne dit rien en soi, alors que « trois cents euros par an et deux factures par mois » dit tout.

Trois : pour chaque fournisseur de la queue, une seule question. Que couvre-t-il que personne d’autre ne couvre ? Il n’y a que trois réponses possibles.

• Rien que les autres ne couvrent. Ce sont les candidats au regroupement : ce produit, tu le prends chez un fournisseur qui te livre déjà, quitte à payer un peu plus cher à l’unité. L’écart de prix, tu le compares à quatre travaux récurrents en moins par semaine, pas à zéro.
• Un produit précis que personne d’autre n’a, et dont tu as vraiment besoin. Il reste. Mais ça vaut le coup de demander à tes gros fournisseurs s’ils le référencent ou peuvent le référencer : le monopole n’est souvent qu’une habitude.
• Un produit précis que personne d’autre n’a, et qui pèse peu sur la carte. Là, la question devient autre, et c’est la plus désagréable : ce plat vaut-il le fournisseur qu’il te coûte ? Parfois oui. Parfois tu le vends trois fois par mois.

Le calcul ne se termine pas sur un nombre à afficher au bureau. Il se termine sur une liste courte de fournisseurs sur lesquels tu as pris une décision consciente, ce qui est autre chose, et bien plus utile.

Comparer des prix sans comparer des pommes et des poires

Une comparaison entre fournisseurs ne tient que sur le prix à l’unité de mesure comparable : au kilo, au litre, à la pièce nette. Le prix au colis n’est pas comparable tant que tu ne l’as pas ramené à cette unité, parce que le colisage de deux fournisseurs ne coïncide presque jamais — et c’est exactement là que la comparaison casse, en silence, avant même que tu aies décidé quoi que ce soit.

Ramener à l’unité est un geste banal, et il est à refaire à chaque fois : tu prends le prix du colis, tu divises par le contenu net de ce colis, tu obtiens le prix unitaire. C’est seulement à ce moment-là que les deux chiffres sont sur la même échelle et que la question « qui est le moins cher » admet une réponse. Ceux qui vendent le savent très bien, et les conditionnements atypiques ne sont presque jamais un hasard : la boîte au format inhabituel, le carton dont le poids net égoutté n’est pas le poids net annoncé sur l’étiquette, le colis de primeur dont le poids déclaré comprend la tare.

Sur les fruits et légumes, il y a une deuxième marche, et elle pèse plus lourd que la première : le rendement après parage. Le prix que tu paies porte sur le brut, le coût qui finit dans l’assiette porte sur le net. Deux fournisseurs au même prix au kilo mais avec des rendements différents te vendent deux produits à deux prix différents, et celui qui paraît le plus cher est souvent le plus intéressant. Si tu as l’impression qu’un fournisseur « rend mieux », pèse une fois tes déchets de parage au lieu de te fier à l’impression : c’est une demi-heure de travail qui vaut pour toute la saison.

Et puis il y a le temps. Sur le frais, les tarifs sont saisonniers : une comparaison faite aujourd’hui peut être vraie aujourd’hui et fausse dans deux mois, sans que personne ait mal fait son travail. Ce n’est pas une raison pour ne pas comparer, c’est une raison pour dater la comparaison et la refaire quand la saison tourne, au lieu de traiter un arbitrage de septembre comme un choix définitif.

Quand un fournisseur de plus est le bon choix

Sur la matière première qui arrête le service si elle manque, le second fournisseur n’est pas une redondance : c’est une assurance, et il s’évalue comme telle. Réduire le nombre de fournisseurs est un objectif, jusqu’au point où ça touche ce qui fait tourner la cuisine — et ce point-là s’identifie à l’avance, il ne se découvre pas un vendredi d’août.

Un fournisseur critique se reconnaît à l’épreuve de la carte, pas à celle du chiffre d’affaires. Ce n’est pas celui chez qui tu dépenses le plus : c’est celui dont la livraison manquante retire de ta carte une ligne dont tu ne peux pas te passer. Dans une pizzeria, c’est la farine et la mozzarella, et ce n’est même pas disputé. Dans une table de poisson, ce peut être un seul mareyeur, qui pèse peut-être moins que d’autres dans la dépense annuelle mais sans qui, demain soir, tu as une carte réduite de moitié.

Sur ces deux ou trois lignes — elles sont peu nombreuses, compte-les — le second fournisseur se garde. Mais « se garde » veut dire quelque chose de précis : un fournisseur de dépannage qui n’existe que dans ton répertoire n’est pas un fournisseur de dépannage. C’est un numéro de téléphone qui, le jour où tu en as besoin, découvre qu’il n’a pas de compte ouvert à ton nom, qu’il ne tourne pas dans ton secteur ce jour-là, qu’il a un minimum de commande hors de ta portée et un tarif que personne n’a regardé depuis un an. Un second fournisseur se garde vivant avec de vraies commandes, même petites et régulières : c’est la prime de l’assurance, et elle se compte dans son coût au même titre que ses tarifs.

Ce que vaut cette prime, tu le décides en la comparant au coût de l’arrêt. Admettons un service du soir sans le plat que tu vends le plus : ce coût-là, tu peux l’estimer toi-même, parce que tu sais combien tu fais de couverts et ce que pèse ce plat. Une fois ce calcul posé, la question « est-ce que je garde un second fournisseur sur la farine » cesse d’être une affaire d’opinion.

D’où sortir les données si tu ne les as pas aujourd’hui

Si tes commandes vivent sur WhatsApp, au téléphone et sur un carnet accroché en cuisine, les données pour faire ce calcul existent déjà mais elles ne sont pas interrogeables — une façon technique de dire qu’elles sont là et qu’elles ne te servent pas. Ce qui sépare un restaurant qui sait ce que pèse chacun de ses fournisseurs d’un restaurant qui fonctionne à l’impression, ce n’est presque jamais le logiciel : c’est le fait que quelqu’un, à un moment, s’est mis à noter les commandes toujours au même endroit.

Le minimum praticable, c’est trois champs par ligne de commande : fournisseur, quantité, prix unitaire. Le premier, tu l’as toujours ; le deuxième, presque toujours ; le troisième est celui qui manque — parce qu’au téléphone on commande « deux colis de tomates » et qu’on découvre le prix sur la facture. C’est pourtant le champ qui rend tout le reste possible : sans prix unitaire enregistré à la commande, tu ne peux pas repérer une hausse, tu ne peux pas ramener une comparaison à l’unité, et tu ne peux reconstituer la part de dépense qu’en attendant la compta.

Donne-toi un trimestre. C’est la fenêtre minimale pour voir autre chose que du bruit : il y tient les variations de prix du frais, au moins un changement de tarif et assez de livraisons pour faire ressortir qui est ponctuel et qui ne l’est pas. En dessous, tu lis la semaine dernière.

Il y a trois chemins, et les trois se valent à condition que le choix dure. Un tableur partagé fonctionne vraiment, si une seule personne est responsable de le remplir et qu’elle le remplit le jour de la commande, pas en fin de mois. Le logiciel que tu as peut-être déjà en caisse enregistre souvent les achats mieux que tu ne le crois, et ça vaut la peine de demander avant d’acheter autre chose. Une plateforme d’approvisionnement — mayo, que nous éditons, en fait partie — tient la commande, le prix unitaire et la livraison dans le même flux, et c’est le moyen le plus direct de ne pas se retrouver avec le troisième champ vide ; mais si ton problème aujourd’hui est que tu ne notes rien, le tableur de lundi bat la plateforme du mois prochain.

Quel que soit le chemin, le premier calcul que tu feras à la fin du trimestre ne te dira pas combien de fournisseurs tu dois avoir. Il te dira lesquels des tiens tu paies deux fois : une fois sur la mercuriale, une fois en travail. Cette liste est courte, elle surprend en général, et à partir de là, « quel fournisseur je choisis » redevient la deuxième question, pas la première.