Quanti fornitori sono troppi per il tuo ristorante

Prima ancora di scegliere un fornitore, conta quanti ne hai

Scegliere un fornitore è un problema che sai già risolvere: guardi il prezzo, la qualità della merce, la puntualità, e dopo due mesi sai se ci puoi contare. Quello che quasi nessuno mette a bilancio è quanti fornitori stai reggendo contemporaneamente. Il numero non compare in nessuna trattativa, non sta su nessun listino, e proprio per questo cresce da solo: un fornitore entra perché serviva quel prodotto quella volta, e poi resta.

Prova a fare mente locale su quanti nomi diversi ti hanno consegnato qualcosa nell’ultimo anno. Non quanti ne usi tutte le settimane: quanti ne hanno emesso almeno una fattura. Nella maggior parte delle cucine il secondo numero è molto più grande del primo, e la differenza è fatta di fornitori entrati per un motivo che magari non esiste più — il pesce di quel giorno, la birra artigianale di un fornitore locale che poi hai sostituito, il fornitore di detergenti tenuto per un solo prodotto e che ti consegna due volte l’anno.

Quel fornitore da due consegne l’anno ti sembra a costo zero, perché il costo che gli attribuisci è il prezzo di quello che compri. Ma il prezzo trattato e il costo totale di gestione sono due cose diverse. Il primo lo negozi, il secondo lo paghi in tempo tuo e in errori: un’anagrafica in più da tenere, una fattura che a fine mese va comunque aperta, controllata, registrata e pagata, un contatto in più a cui rispondere. Ogni fornitore ha una quota di spesa — quanto pesa sul totale dei tuoi acquisti — e una quota di lavoro, che con la spesa non c’entra quasi niente. Quando la seconda supera la prima, quel fornitore ti sta costando.

Cosa ti costa davvero un fornitore in più

Ogni fornitore aggiunge quattro lavori ricorrenti che nessuno cronometra: un listino da confrontare e tenere aggiornato, una finestra d’ordine e un giorno di consegna da rispettare, una consegna da controllare in ricezione, una fattura da riconciliare con quella consegna. Sono ricorrenti per definizione — non li paghi una volta all’ingresso del fornitore, li paghi ogni settimana finché quel fornitore resta in elenco.

Il listino. Un listino da solo non serve a niente: serve confrontato. E il confronto va rifatto ogni volta che uno dei due si muove, il che sull’ortofrutta vuol dire di continuo. Con pochi fornitori sai a memoria chi ha il prezzo migliore su cosa; oltre un certo numero smetti di saperlo e cominci a ordinare per abitudine, che è esattamente il momento in cui la concorrenza fra i tuoi fornitori smette di lavorare per te.

La finestra d’ordine. Ogni fornitore ha il suo orario entro cui l’ordine parte per la consegna del giorno stabilito, e i giorni di consegna non coincidono mai. Con quattro fornitori la settimana ha un ritmo che tieni in testa. Con dodici hai una griglia, e una griglia che sta solo in testa prima o poi salta: la finestra del martedì che ti sfugge non è una seccatura amministrativa, è l’ammanco di venerdì sera, con il piatto tolto dal menu o la corsa al cash and carry a prezzo pieno.

La consegna. Controllare in ricezione significa verificare che sia arrivato quello che hai ordinato, nelle quantità ordinate e nello stato in cui doveva arrivare. È il controllo che salta per primo quando la merce arriva mentre stai preparando, ed è quello che rende inutili tutti gli altri: se firmi la bolla senza guardarla, hai appena rinunciato all’unica prova che avevi.

La fattura. Qui si chiude il cerchio, o non si chiude. Riconciliare fattura e consegna vuol dire mettere accanto quello che ti è arrivato e quello che ti viene fatturato, riga per riga, prezzo per prezzo. È il punto in cui scopri i prezzi variati senza preavviso — l’articolo che compri da sempre e che questo mese costa un po’ di più, senza che nessuno te l’abbia detto. Un prezzo variato è del tutto legittimo; quello che non è legittimo è che tu lo scopra tre mesi dopo, se lo scopri.

A questi quattro si aggiungono i vincoli che ti deformano l’ordine. L’ordine minimo e la soglia di franco spese di ogni fornitore ti spingono a comprare più di quanto ti serve per non pagare il trasporto, e con molti fornitori ti ritrovi a farlo su molti fronti insieme: magazzino pieno di roba comprata per raggiungere una soglia, non per servire un menu.

Il conto che ti dice se ne hai troppi

Per sapere se hai troppi fornitori non ti serve un numero di riferimento: ti serve la distribuzione della tua spesa. Chiunque ti dia una cifra valida per tutti i ristoranti ti sta dando un numero che non ha guardato i tuoi acquisti, e il numero giusto per una pizzeria con quattro categorie merceologiche non è quello di un ristorante di pesce con il fresco quotidiano. Il conto vero è in tre passaggi, e li puoi fare con l’estratto delle fatture dell’ultimo anno.

Primo: ordina i fornitori per quota di spesa annua. Prendi la spesa totale in acquisti dell’anno e, per ogni fornitore, quanto ha pesato su quel totale. Ordina dall’alto al basso. È l’unico passaggio in cui ti serve un foglio di calcolo, e cinque minuti.

Secondo: guarda la coda. In cima trovi i pochi nomi su cui si concentra la maggior parte della spesa, e non sono il problema: quelli li conosci, li tratti, li controlli. Il problema è la coda lunga in fondo — i fornitori da poche centinaia di euro l’anno che occupano comunque un posto pieno nel tuo lavoro settimanale. Guardala in valore assoluto, non solo in percentuale: una quota dell’1% non dice nulla di per sé, mentre «trecento euro l’anno e due fatture al mese» dice tutto.

Terzo: per ogni fornitore della coda, una sola domanda. Che cosa copre che nessun altro copre? Le risposte possibili sono tre.

• Niente che gli altri non coprano. Sono i candidati all’accorpamento: quel prodotto lo prendi da un fornitore che già ti consegna, anche se paghi qualcosa in più a unità. La differenza di prezzo la confronti con quattro lavori ricorrenti in meno alla settimana, non con zero.
• Un prodotto specifico che nessun altro ha, e che ti serve davvero. Resta. Ma vale la pena chiedere ai fornitori grandi se lo trattano o possono trattarlo: spesso il monopolio è solo un’abitudine.
• Un prodotto specifico che nessun altro ha, e che sul menu conta poco. Qui la domanda diventa un’altra, ed è la più scomoda: quel piatto vale il fornitore che ti costa? A volte sì. A volte quel piatto lo vendi tre volte al mese.

Il conto non si chiude con un numero da appendere in ufficio. Si chiude con un elenco corto di fornitori su cui hai preso una decisione consapevole, che è una cosa diversa e più utile.

Confrontare i prezzi senza confrontare mele e pere

Un confronto tra fornitori regge solo sul prezzo per unità di misura comparabile: al chilo, al litro, al pezzo netto. Il prezzo a confezione non è confrontabile finché non lo riporti a quell’unità, perché i formati di confezione di due fornitori quasi mai coincidono — ed è proprio lì che il confronto si rompe, in silenzio, prima ancora che tu abbia deciso qualcosa.

La normalizzazione è banale e va fatta comunque, ogni volta: prendi il prezzo della confezione, dividi per il contenuto netto di quella confezione, ottieni il prezzo unitario. Solo a quel punto i due numeri stanno sulla stessa scala e la domanda «chi costa meno» ha una risposta. Chi vende lo sa benissimo, e i formati non standard non sono quasi mai casuali: la latta da un formato insolito, il cartone con un peso sgocciolato che non è il peso netto dichiarato in copertina, la cassetta il cui peso dichiarato comprende la tara.

Sull’ortofrutta c’è un secondo scalino, e pesa più del primo: la resa dello scarto. Il prezzo che paghi è sul lordo, il costo che finisce nel piatto è sul netto. Due fornitori con lo stesso prezzo al chilo e rese diverse ti stanno vendendo due prodotti a prezzi diversi, e quello che sembra il più caro spesso è il più conveniente. Se hai la sensazione che un fornitore «renda meglio», pesa una volta lo scarto invece di fidarti della sensazione: è mezz’ora di lavoro che vale per tutta la stagione.

E poi c’è il tempo. Sul fresco i listini sono stagionali, quindi una comparazione fatta oggi può essere vera oggi e falsa fra due mesi, senza che nessuno abbia sbagliato niente. Non è un motivo per non confrontare: è un motivo per datare il confronto e rifarlo quando la stagione gira, invece di trattare la scelta fatta a settembre come una scelta definitiva.

Quando un fornitore in più è la scelta giusta

Sulla materia prima che ferma il servizio se manca, il secondo fornitore non è ridondanza: è assicurazione, e va valutato come tale. Ridurre il numero dei fornitori è un obiettivo solo finché non tocca il punto in cui la cucina si ferma — e quel punto va identificato prima, non scoperto un venerdì di agosto.

Un fornitore critico si riconosce con la prova del menu, non con quella del fatturato. Non è il fornitore da cui spendi di più: è quello la cui mancata consegna ti toglie dalla carta una voce che non puoi non avere. In una pizzeria è la farina e il fior di latte, e non è nemmeno una gara. In un ristorante di pesce può essere un solo fornitore del fresco quotidiano, che magari pesa meno di altri sulla spesa annua ma che senza di lui, domani sera, hai un menu dimezzato.

Su quelle due o tre voci — sono poche, contale — il secondo fornitore va tenuto. Ma tenuto vuol dire una cosa precisa: un fornitore di riserva che sta solo in rubrica non è un fornitore di riserva. È un numero di telefono che, il giorno in cui ti serve, scopre di non avere un’anagrafica tua aggiornata, di non essere in zona quel giorno, di avere un ordine minimo che non puoi raggiungere e un listino che nessuno ha guardato da un anno. Un secondo fornitore si tiene vivo con ordini veri, anche piccoli e regolari: sono il premio dell’assicurazione, e vanno messi nel conto insieme al resto di quello che compri da lui.

Quanto vale il premio lo decidi confrontandolo con il costo del fermo. Mettiamo un servizio serale senza la voce che vendi di più: quel costo lo puoi stimare tu, perché sai quanti coperti fai e quanto pesa quel piatto. Fatto quel conto, la domanda «tengo o non tengo il secondo fornitore sulla farina» smette di essere un’opinione.

Da dove far uscire i dati se oggi non ce li hai

Se gli ordini vivono su WhatsApp, al telefono e su un blocco appeso in cucina, i dati per fare questo conto esistono già ma non sono interrogabili — che è un modo tecnico per dire che ci sono e non ti servono. La differenza fra un ristorante che sa quanto pesa ogni fornitore e uno che va a sensazione quasi mai è il gestionale: è il fatto che qualcuno, a un certo punto, ha cominciato a scrivere gli ordini sempre nello stesso posto.

Il minimo praticabile sono tre campi per riga d’ordine: fornitore, quantità, prezzo unitario. Il primo lo hai sempre, il secondo quasi sempre, il terzo è quello che manca — perché al telefono si ordinano «due casse di pomodoro» e il prezzo lo scopri in fattura. È esattamente il campo che rende possibile tutto il resto: senza prezzo unitario registrato all’ordine non puoi accorgerti di un prezzo variato, non puoi normalizzare un confronto e non puoi ricostruire la quota di spesa se non aspettando la contabilità.

Datti un trimestre. È la finestra minima per vedere qualcosa che non sia rumore: ci stanno dentro le oscillazioni di prezzo del fresco, almeno un cambio di listino e abbastanza consegne da far emergere chi è puntuale e chi no. Meno di così e stai leggendo la settimana scorsa.

Le strade sono tre, e vanno bene tutte e tre a condizione che la scelta duri. Un foglio di calcolo condiviso funziona davvero, se una persona sola è responsabile di compilarlo e lo fa il giorno dell’ordine e non a fine mese. Il gestionale che forse hai già in cassa spesso registra gli acquisti meglio di quanto tu creda, e vale la pena chiedere prima di comprare altro. Una piattaforma di procurement — mayo, che facciamo noi, è una di queste — tiene ordine, prezzo unitario e consegna dentro lo stesso flusso, ed è il modo più diretto per non ritrovarsi il terzo campo vuoto; ma se oggi il tuo problema è che non registri niente, il foglio di calcolo di lunedì batte la piattaforma del mese prossimo.

Qualunque strada scegli, il primo conto che farai alla fine del trimestre non ti dirà quanti fornitori devi avere. Ti dirà quali dei tuoi stai pagando due volte: una in listino e una in lavoro. Quella lista è corta, di solito sorprende, e da lì in poi la domanda «quale fornitore scelgo» torna a essere la seconda, non la prima.