Cuántos proveedores son demasiados para tu restaurante

Antes de elegir proveedor, cuenta cuántos tienes

Elegir un proveedor es un problema que ya sabes resolver: miras el precio, la calidad del género, la puntualidad del reparto, y a los dos meses sabes si puedes contar con él. Lo que casi nadie apunta en ninguna parte es cuántos proveedores estás sosteniendo a la vez. Ese número no sale en ninguna negociación, no figura en ninguna tarifa y justo por eso crece solo: un proveedor entra porque aquel día hacía falta ese producto, y luego se queda.

Haz la prueba. No cuentes los que usas cada semana: cuenta cuántos nombres distintos te han emitido al menos una factura en los últimos doce meses. En la mayoría de las cocinas el segundo número es bastante mayor que el primero, y la diferencia está hecha de proveedores que entraron por un motivo que quizá ya no existe: el pescado de aquel día, la cerveza artesana de un distribuidor local al que luego sustituiste, el de productos de limpieza que mantienes por un solo artículo y que te reparte dos veces al año.

Ese proveedor de dos entregas al año te parece gratis, porque el coste que le atribuyes es el precio de lo que le compras. Pero el precio negociado y el coste total de tenerlo son dos cosas distintas. El primero lo negocias; el segundo lo pagas en tiempo tuyo y en errores: una ficha más en el maestro de artículos, una factura que a fin de mes hay que abrir, cotejar, registrar y pagar igual, un interlocutor más al que contestar. Cada proveedor tiene una cuota de gasto —cuánto pesa sobre el total de tus compras— y una cuota de trabajo, que con la primera no guarda casi ninguna relación. Cuando la segunda supera a la primera, ese proveedor te está costando dinero.

Lo que de verdad te cuesta un proveedor más

Cada proveedor añade cuatro trabajos recurrentes que nadie cronometra: una tarifa que comparar y mantener actualizada, una hora de corte y un día de ruta que respetar, una entrega que revisar en recepción y una factura que cuadrar contra esa entrega. Son recurrentes por definición: no los pagas una vez, al darlo de alta, sino cada semana mientras siga en la lista.

La tarifa. Una tarifa sola no sirve de nada: sirve comparada. Y la comparación hay que rehacerla cada vez que una de las dos se mueve, lo que en fruta y verdura significa continuamente. Con pocos proveedores sabes de memoria quién tiene el mejor precio en qué; a partir de cierto número dejas de saberlo y empiezas a pedir por costumbre, que es exactamente el momento en que la competencia entre tus proveedores deja de trabajar para ti.

La hora de corte y la ruta. Cada proveedor tiene su hora límite para que el pedido entre en el reparto del día acordado, y los días nunca coinciden. Con cuatro proveedores la semana tiene un ritmo que llevas en la cabeza. Con doce tienes una parrilla, y una parrilla que solo vive en tu cabeza acaba fallando: el corte del martes que se te pasa no es una molestia administrativa, es la falta del viernes por la noche, con el plato fuera de carta o la carrera al cash and carry a precio de calle. Y si tu zona solo está en la ruta de ese proveedor los jueves, un corte perdido no se recupera al día siguiente: se recupera la semana que viene.

La entrega. Revisar en recepción significa comprobar que ha llegado lo que pediste, en las cantidades pedidas y en el estado en que tenía que llegar, y anotar en el albarán lo que no cuadra antes de firmarlo. Es el control que se cae el primero cuando el género llega en plena mise en place, y es el que deja inútiles a todos los demás: si firmas el albarán sin mirarlo, acabas de renunciar a la única prueba que tenías.

La factura. Aquí se cierra el círculo, o no se cierra. Cuadrar factura y entrega es poner al lado lo que te llegó y lo que te facturan, línea a línea, precio a precio. Es donde aparecen las subidas de precio que nadie te anunció: el artículo de siempre que este mes cuesta un poco más. Una subida es del todo legítima; lo que no lo es tanto es que la descubras tres meses después, si es que la descubres. Y en España ese retraso tiene un nombre concreto: muchos proveedores facturan con factura resumen mensual, así que entre la caja que entra por la puerta y el documento que revela su precio pueden pasar treinta días. El albarán es el único papel que te dice hoy lo que va a costarte a fin de mes; si va directo a la carpeta de la gestoría sin que nadie lo mire, la variación de precio la descubres cuando ya la has pagado.

A estos cuatro se suman las condiciones que te deforman el pedido. El pedido mínimo y el umbral de portes pagados de cada proveedor te empujan a comprar más de lo que necesitas para no pagar el transporte, y con muchos proveedores acabas haciéndolo en varios frentes a la vez: cámara llena de género comprado para llegar a un umbral, no para dar de comer a nadie.

La cuenta que te dice si tienes demasiados

Para saber si tienes demasiados proveedores no necesitas una cifra de referencia: necesitas la distribución de tu gasto. Quien te dé un número válido para todos los restaurantes te está dando un número que no ha mirado tus compras, y el número bueno para una pizzería con cuatro familias de producto no es el de un arrocero con pescado fresco diario de lonja. La cuenta de verdad tiene tres pasos y la puedes hacer con el listado de facturas del último año que ya tiene tu gestoría.

Uno: ordena los proveedores por cuota de gasto anual. Coge el total de compras del año y, para cada proveedor, cuánto ha pesado sobre ese total. Ordena de mayor a menor. Es el único paso que pide una hoja de cálculo, y cinco minutos.

Dos: mira la cola. Arriba están los pocos nombres donde se concentra la mayor parte del gasto, y esos no son el problema: los conoces, los negocias, los controlas. El problema es la cola larga del final, los proveedores de unos cientos de euros al año que ocupan igualmente un sitio entero en tu semana. Míralos en valor absoluto, no solo en porcentaje: un 1 % no dice nada por sí mismo, mientras que «trescientos euros al año y dos facturas al mes» lo dice todo.

Tres: a cada proveedor de la cola, una sola pregunta. ¿Qué cubre que no cubra ningún otro? Solo hay tres respuestas posibles.

• Nada que los demás no cubran. Son los candidatos a agrupar: ese producto se lo compras a alguien que ya te reparte, aunque pagues algo más por unidad. Esa diferencia de precio la comparas con cuatro trabajos recurrentes menos a la semana, no con cero.
• Un producto concreto que no tiene nadie más y que necesitas de verdad. Se queda. Pero merece la pena preguntar a los grandes si lo trabajan o pueden traerlo: muchas veces el monopolio es solo una costumbre.
• Un producto concreto que no tiene nadie más y que en la carta pesa poco. Aquí la pregunta cambia, y es la más incómoda: ¿ese plato vale el proveedor que te cuesta? A veces sí. A veces ese plato lo vendes tres veces al mes.

La cuenta no termina con un número para colgar en la oficina. Termina con una lista corta de proveedores sobre los que has tomado una decisión consciente, que es otra cosa y bastante más útil.

Comparar precios sin comparar peras con manzanas

Una comparación entre proveedores solo se sostiene sobre el precio por unidad comparable: por kilo, por litro, por pieza neta. El precio por caja o por envase no es comparable mientras no lo lleves a esa unidad, porque los formatos de dos proveedores casi nunca coinciden, y ahí es donde la comparación se rompe en silencio, antes incluso de que hayas decidido nada.

Normalizar es trivial y hay que hacerlo igual, cada vez: coges el precio del envase, lo divides por el contenido neto de ese envase y obtienes el precio unitario. Solo entonces las dos cifras están en la misma escala y la pregunta «quién es más barato» tiene respuesta. Quien vende lo sabe perfectamente, y los formatos raros casi nunca son casuales: la lata de un calibre poco habitual, la caja cuyo peso escurrido no es el peso neto que anuncia la etiqueta, el palot cuyo peso declarado incluye la tara.

En fruta y verdura hay un segundo escalón, y pesa más que el primero: la merma. El precio lo pagas en bruto, pero el coste que acaba en el plato es en neto. Dos proveedores con el mismo precio por kilo y rendimientos distintos te están vendiendo dos productos a precios distintos, y el que parece más caro suele ser el más barato. Si tienes la sensación de que un proveedor «rinde mejor», pesa el desperdicio una vez en lugar de fiarte de la sensación: es media hora de trabajo que te vale para toda la temporada.

Y luego está el tiempo. En fresco las tarifas son de temporada, así que una comparación hecha hoy puede ser cierta hoy y falsa dentro de dos meses sin que nadie se haya equivocado. No es un motivo para no comparar: es un motivo para poner fecha a la comparación y repetirla cuando cambie la temporada, en vez de tratar lo que decidiste en septiembre como una decisión definitiva.

Cuándo un proveedor más es la decisión correcta

En la materia prima que para el servicio si falta, el segundo proveedor no es redundancia: es un seguro, y hay que valorarlo como tal. Reducir el número de proveedores es un objetivo solo hasta que toca el punto en el que la cocina se para, y ese punto se identifica antes, no se descubre un viernes de agosto.

Un proveedor crítico se reconoce con la prueba de la carta, no con la de la facturación. No es aquel en el que más gastas: es aquel cuya entrega fallida te quita de la carta algo que no puedes no tener. En una pizzería son la harina y la mozzarella, y ni siquiera hay debate. En un restaurante de pescado puede ser un único proveedor de fresco diario que pesa menos que otros en el gasto anual, pero sin el cual mañana por la noche tienes media carta.

Sobre esas dos o tres referencias —son pocas, cuéntalas— hay que mantener un segundo proveedor. Pero mantener significa una cosa concreta: un proveedor de reserva que solo vive en la agenda del móvil no es un proveedor de reserva. Es un número de teléfono que, el día que lo necesitas, descubre que no tiene tus datos fiscales actualizados, que esa zona no entra en su ruta ese día, que tiene un pedido mínimo que no alcanzas y una tarifa que nadie ha mirado en un año. Un segundo proveedor se mantiene vivo con pedidos de verdad, aunque sean pequeños y regulares: son la prima del seguro, y entran en la cuenta junto con todo lo demás que le compras.

Cuánto vale esa prima lo decides comparándola con el coste de la parada. Pongamos un servicio de noche sin el plato que más vendes: ese coste lo puedes estimar tú, porque sabes cuántos cubiertos haces y cuánto pesa ese plato en la cuenta media. Hecho ese número, la pregunta «¿mantengo o no el segundo proveedor de harina?» deja de ser una opinión.

De dónde sacar los datos si hoy no los tienes

Si los pedidos viven en WhatsApp, por teléfono y en una libreta colgada en cocina, los datos para hacer esta cuenta ya existen pero no se pueden consultar, que es una manera técnica de decir que están y no te sirven. La diferencia entre un restaurante que sabe cuánto pesa cada proveedor y otro que va a ojo casi nunca es el software: es que alguien, en algún momento, empezó a apuntar los pedidos siempre en el mismo sitio.

El mínimo viable son tres campos por línea de pedido: proveedor, cantidad y precio unitario. El primero lo tienes siempre, el segundo casi siempre, el tercero es el que falta, porque por teléfono se piden «dos cajas de tomate» y el precio aparece en la factura. Y es justo el campo que hace posible todo lo demás: sin precio unitario anotado en el pedido no puedes detectar una subida, no puedes normalizar una comparación y no puedes reconstruir la cuota de gasto sin esperar a la contabilidad.

Date un trimestre. Es la ventana mínima para ver algo que no sea ruido: dentro caben las oscilaciones del fresco, al menos un cambio de tarifa y suficientes entregas como para que se note quién cumple y quién no. Con menos estás leyendo la semana pasada.

Los caminos son tres y valen los tres, siempre que la elección dure. Una hoja de cálculo compartida funciona de verdad si hay una sola persona responsable de rellenarla y lo hace el día del pedido, no a fin de mes. El TPV que quizá ya tienes registra las compras mejor de lo que sueles creer, y vale la pena preguntarlo antes de contratar nada nuevo. Una plataforma de aprovisionamiento —mayo, que es lo que hacemos nosotros, es una de ellas— guarda pedido, precio unitario y entrega dentro del mismo flujo, y es la vía más directa para no encontrarte el tercer campo vacío; pero si tu problema de hoy es que no apuntas nada, la hoja de cálculo del lunes le gana a la plataforma del mes que viene.

Elijas el camino que elijas, la primera cuenta que hagas al final del trimestre no te dirá cuántos proveedores debes tener. Te dirá a cuáles de los tuyos les estás pagando dos veces: una en tarifa y otra en trabajo. Esa lista es corta, casi siempre sorprende, y a partir de ahí la pregunta «¿qué proveedor elijo?» vuelve a ser la segunda, no la primera.